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Groupmeeting のバックアップ(No.3)


はじめに(メンバーの心得)

  1. 皆さんは理論部という集団の一員です。その自覚を持ち、構成員としての責任を果たしてください。
    自由に議論や研究ができる雰囲気は大変貴いものです。しかし自由は、常に責任に裏打ちされています。
  2. グループミーティングには必ず参加してください。
    研究室の運営は、メンバー全員の意思をできるだけ反映して行いたいので、会議には必ず参加し、積極的に発言してください。理にかなった意見であれば、当然、メンバーはそれを尊重するでしょう。
  3. 日常の過ごし方について考えてみてください。
    平日は基本的に研究室に滞在し、できれば半日程度はスタッフとオーバーラップがあるようにしてください。不在の場合は、その旨スタッフの誰かに伝えるか、カレンダーに記載してください(日本語で可)。

基本方針

  1. 毎週金曜日の12:00 から行い、原則全員参加とする(場所は基本的に4階の講義室)。
  2. 終了後、昼食を摂り、14:00からインフォーマルセミナーを行う。昼食の内容は12:00に集まったメンバーの様子を見て判断する(食べに行くorデリバリー)。スタッフは原則として参加。
  3. インフォーマルセミナーの後、美化係の指示に従い、掃除を行う。
  4. 議長は、まずは緒方が担当する(将来的には議長職は学生に任せたい)。
  5. ミーティングは日本語で行う。ただし議事録は英語で作成する(書記)。
  6. 外国人は、報告する議題や議論したいこと(予算使用の希望や成果報告)があれば参加してもらう。そうでなければ、参加は義務付けないが、必ず議事録で内容を確認してもらう。
  7. それぞれの報告・議題については、各担当者が発言する。
  8. 必要に応じて、事前に議題を通達し、内容についての検討をお願いしておく。
  9. 場合によっては、開始時刻を後ろにずらす。

具体的な議事案

  1. セミナー情報 [担当: 理論部セミナー係核構造反応セミナー係]
    カレンダーを利用する。
  2. 研究会情報・公募情報・情報周知(各種締め切りの確認など) [担当: 渉外]
    状況に応じて、カレンダーを利用する。
  3. 予算関係 [担当: 会計]
    個人研究費・科研費以外の研究室の予算を議論。メンバーは予算の使用希望を出し、議論の上、可否を判断(場合によってはスタッフが持ち帰る)。スタッフ・ポスドクが判断した理論セミナーの講師への支出は議論しない。それ以外の1万円(目安)を越える案件は原則として全てここで議論する。講師を呼びたいという希望も受け付ける。
  4. 論文掲載情報・研究会参加報告 [担当: 各人]
    掲載決定された論文については、web 上で新着情報として公開する。
    ※論文や研究会について、中身を詳しく報告する必要はない。
  5. インフォーマルセミナーとグループミーティングの今後の予定 [担当: インフォーマルセミナー係]
  6. その他
  7. (インフォーマルセミナー終了後) 掃除当番の確認 [担当: 美化係]

係の仕事と人選

議長 [緒方]

議事進行、議題の事前の整理など。研究室の活動全体に目を配り、研究室の円滑な運営を、スタッフと共に主体的に考える。

会計 [保坂]

予算の運用・執行。

コンピュータ係 [鎌野]

ローカル PC の管理。

  • PC 購入と(最低限必要な)設定のルールを定め、学生や新人の計算機環境を整えるサポートを行う。
  • 内部ページに情報を記載する。
  • 共有PCについても管理を担当する。

ソフトウェア係 [緒方]

ソフトウェアの管理や申請。

  • 理論部で購入したものやRCNPで購入し理論部に割り当てられているソフトウェアの管理を行う。
  • キャンパスライセンスの利用申請を行う。
  • 知的財産法の遵守を徹底させる。

Web 係 [緒方(責任者)・保坂・山上・洞口]

外部向けページと内部ページ(いずれも PukiWiki ベース)の編集・運用

  • 日常業務は、メンバー情報と論文新着情報の更新。
  • 論文新着情報はトップページに記載する。
  • 研究内容等、コンテンツ自体を用意するのは基本的に理論部のメンバー各人。

Activity List 係 [山上, Khemchandani]

外部向けページの業績リストを定期的にアップデートする。

  • 3ヶ月に1回程度リマインドする。メンバーは必ず業績を報告すること。
  • 論文掲載や研究会への参加はグループミーティングで報告され、議事録に残っているので、何が報告されていないかの調査は可能。

メーリングリスト管理 [緒方, 山上]

メーリングリストの整理・更新。

  • ml-theory と ml-nsr は緒方が担当。
  • ml-rcnp は山上さんの担当(庶務への連絡を行う)。
  • sg-l 名簿更新と集金および ntj-l の準会員登録は、緒方が行う。

理論部セミナー係 [名和]

理論セミナー・コロキウムを担当する。

  • 講師との日程調整やタイトル・概要を取得する。
  • 財源・旅費手続きの有無・宿泊手続きの有無の情報を纏めて、山上さんに連絡する。
  • 日程が決まったら、理論部のカレンダーに記入する(日時・場所・講師)。
  • Web への登録・案内・ポスター作成・部屋の予約・旅費手続き(必要な場合)は山上さんが担当。
  • 「こういった分野で誰か良い人を呼んで欲しい」という要請があれば、メンバーの意見を聞きながら、講師の選定を行う。
  • 講師を迎えに行く必要があるときは、適当にアサインする。

インフォーマルセミナー係 [菊地]

インフォーマルセミナーの担当(予定の管理)。

  • 日時と講師が決まり次第、部屋を予約(グループミーティングの分も)し、カレンダーに記入する。
  • タイトルと概要を要請・取得し、メールで案内する。
  • 前日の昼にあらためてリマインダーを出す。
  • 実施されたインフォーマルセミナーの情報(タイトルと概要を含む)を(記録として)内部ページに上げる。
  • セミナーがなくても、その旨メールで通知する。また、グループミーティングの予定についても併せて連絡する。
  • グループミーティングのみ行われる場合も、部屋の予約を行う。
  • 将来的には、カレンダーによる周知を徹底させたい。
  • 来年度以降は、議長(学生)が兼任する。

核構造反応セミナー係 [堀井]

核構造反応セミナーを担当。

  • 講師の選定・日程調整は原則として緒方が行う。
  • 講師からタイトル・概要を取得する。
  • 旅費の支給が必要であれば、財源・旅程・宿泊手続きの有無の情報を纏めて、山上さんに連絡する。
  • 部屋を予約し、理論部のカレンダーに記入する(日時・場所・講師)。
  • 1週間前を目安に案内のメールを流す(ml-nsr + ml-kakuri1)。
  • 核構造反応セミナーのページに情報を記載する。
  • 食事会がある場合は、当日の店の予約も行う。

図書 [柴田]

図書全般の管理

  • 理論部の図書リストを管理し、貸し出し体制(ノートの設置)を作る。
  • 定期的に本棚の様子を見て、整理の必要があれば行う(メンバーに協力を依頼)。
  • 図書の購入希望の窓口となる。グループミーティングで購入の可否を議論し、承認されたら購入手続きを 行う。
  • 重要】RCNP の予算による図書の購入を希望する場合も、図書係が窓口となる。グループミーティングで議論した上で、大塚さんに購入を依頼する。

庶務 [大古田]

物品の購入に係る業務全般

  • 物品(会計に置いていない文房具など)の購入手続きと搬入を行う。
  • 消耗品(コーヒー・砂糖・台所洗剤・雑巾・プリンタの紙やトナー)の補充(購入や交換)を行う
    ※トナーを補充した場合は必ずconsultに連絡すること。
  • 故障品についてのconsultへの連絡も担当する。
  • 研究室の予算を使用する物品購入については、必ずスタッフの了解を得ること。1万円を越える場合はグループミーティングで議論する。
  • コーヒー係を格上げしたものと捉える。
  • 滞在確率が高くないとメンバーが困るので、平日の昼間に大学にいることが基本。

書記 [鎌野]

毎回研究室会議の議事録作成。

  • 日本語と英語で作成する。
  • 議事録は内部ページに上げておく。

渉外 [菊地]

メンバーにとって有用な情報の整理と提供。

  • 研究会情報(期日・場所・登録締め切りなど)や公募情報を収集し、カレンダーに記載する。
  • センターの行事(停電なども含む)や各種申請の締め切り等についても担当する。
  • グループミーティングでメンバーに周知を図る。
  • 旅行係と兼任。

旅行係 [菊地]

学会等の旅程(交通手段・宿泊情報・パック情報)について調査。

  • 案を作成し、グループミーティングに諮る。
  • 渉外と兼任。

パーティ係 [山口(責任者)+東+Khemchandani]

パーティ全般。

  • 日程調整、立案、集金、食糧の手配や準備など。
  • 当日の準備はメンバーで手伝う。
  • 外国人をアサインする。

美化係 [Zhu]

共用部屋の掃除担当をアサインし、掃除を率先する。

  • インフォーマルセミナー終了時に指示を出す。
  • 外国人をアサインする。
  • 短期ポスドクの Hu さんに補助してもらう。