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Groupmeeting のバックアップ(No.1)


基本方針

  1. 毎週金曜日の12:00 から行い、原則全員参加とする(場所は基本的に4階の講義室)。
  2. 終了後、昼食を摂り、14:00 からインフォーマルセミナーを行う。昼食の内容は12:00に集まったメンバーの様子を見て判断する(食べに行くorデリバリー)。スタッフは原則として参加必須。
  3. インフォーマルセミナーの後、美化係の指示に従い、掃除を行う。
  4. 議長は、まずは緒方が担当する(将来的には議長職は学生に任せたい)。
  5. ミーティングは日本語で行う。ただし議事録は英語で作成する(書記)。
  6. 外国人は、報告する議題や議論したいこと(予算使用の希望や成果報告)があれば参加してもらう。そうでなければ、参加は義務づけないが、必ず議事録で内容を確認してもらうように依頼する。
  7. それぞれの報告・議題については、各担当者が発言する。
  8. 必要に応じて、事前に議題を通達し、内容についての検討をお願いしておく。
  9. 場合によっては、開始時刻を後ろにずらす。

具体的な議事案

  1. セミナー情報 [担当: 理論部セミナー係+核構造反応セミナー係]
  2. カレンダーを利用する。
  3. 研究会情報・公募情報・情報周知(各種締め切りの確認など) [担当: 渉外]
    状況に応じて、カレンダーを利用する。
  4. 予算関係 [担当: 会計]
      個人研究費・科研費以外の研究室の予算を議論。メンバーは予算の
      使用希望を出し、議論の上、可否を判断(場合によってはスタッフ
      が持ち帰る)。スタッフ・ポスドクが判断した理論セミナーの講師
      への支出は議論しない。それ以外の1万円(目安)を越える案件は
      原則として全てここで議論する。講師を呼びたいという希望も
      受け付ける。
      ※学生だけでなく、予算を持たない共同研究員のことも意識しておく。
    4. 論文掲載情報・研究会参加報告 [担当: 各人]
      掲載決定された論文については、web 上で新着情報として公開。
      その記録は残しておくと良い。
      ※論文や研究会について、中身を詳しく報告する必要はない。
    5. インフォーマルセミナーとグループミーティングの今後の予定
      [担当: インフォーマルセミナー係]
    6. その他 7. (インフォーマルセミナー終了後) 掃除当番の確認 [担当: 美化係]

初回の通達事項  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ 1. グループの一員としての責任を果たして欲しいということ。自由は

  責任に裏打ちされていること。
  ※自由に議論・研究ができる雰囲気は、今まで通り大切にしたい。

2. 研究室の運営は、メンバー全員の意思をできるだけ反映して行い

  たいので、会議には必ず参加し、積極的に発言して欲しいということ。

3. 平日は基本的に半日程度スタッフとオーバーラップがあるように

  して欲しいこと。不在の場合は、それを周知すること(例えば
  カレンダーを利用)。

※その後、係の説明をし、写真の撮影(翌週でも可)を提案する。

 また、共用 PC の管理体制について説明する(問題の報告と今後の方針)。

係の仕事と大まかな人選  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ 議長 [緒方 (→ 博士の学生)]

 議事進行、議題の事前の整理など。研究室の活動全体に目を配り、
 研究室の円滑な運営を、スタッフと共に主体的に考える。

会計 [保坂]

 理論研究費の運用。

コンピュータ係 [鎌野]

 ローカル PC の管理。PC 購入と(最低限必要な)設定のルールを
 定め、学生や新人の計算機環境を整えるサポートを行う。共有
 PC についても担当(現在、1台紛失中)。
 ※基本的に、学生は在学中(2年または5年)に1台のPCを購入可能。
   価格の目安は10万円。

ソフトウェア係 [緒方]

 理論部で購入したものや RCNP で購入し理論部に割り当てられて
 いるソフトウェアの管理を行う。また、キャンパスライセンスの
 利用申請を行う。

Web 係 [緒方(責任者)・保坂・山上・洞口]

 外部向けページと内部ページ(いずれも PukiWiki ベース)の編集・
 運用(主としてメンバー情報の更新)を行う。研究内容等、コンテンツ
 自体を用意するのは基本的に理論部のメンバー各人。
 論文の新着情報をトップに記載する。新着情報のログは記録として
 残しておく。
 ※洞口さんは web 関連の相談要員で、カレンダーについても対応。

Activity List 係 [山上, Khemchandani (→ ???)]

 外部向けページの業績リストを定期的にアップデートする。
 ※3ヶ月に1回程度リマインドする。論文掲載や研究会への参加は
   グループミーティングで報告され、議事録に残っているので、
   何が報告されていないかを調べることも可能。
 ※Kanchan さんは、余力があれば協力する。

メーリングリスト管理 [緒方, 山上]

 ml-theory と ml-nsr は緒方が担当。 ml-rcnp は山上さんの担当
 (庶務への連絡)。
 sg-l 名簿更新と集金および ntj-l の準会員登録は、緒方が行う
 (送金のみ保坂さんが担当)。

理論部セミナー係 [名和 (→ ポスドク)]

 理論セミナー・コロキウム担当。講師との日程調整やタイトル・
 概要の取得。財源・旅費手続きの有無・宿泊手続きの有無の
 情報を纏めて、山上さんに連絡する。
 日程が決まったら、理論部のカレンダーに記入(日時・場所・講師)。
 Web への登録・案内・ポスター作成・部屋の予約・旅費手続き(必要
 な場合)は山上さんが担当。
 ※「こういった分野で誰か良い人を呼んで欲しい」という要請が
   あれば、メンバーの意見を聞きながら、講師の選定も行う。
 ※講師を迎えに行く必要があるときは、適当にアサインする。

インフォーマルセミナー係 [菊地 (→ 議長が兼任)]

 予定を計画し、日時と講師が決まり次第、部屋を予約(グループ
 ミーティングの分も)し、カレンダーに記入する。タイトルと
 概要を要請・取得し、メールで案内。前日の昼にあらためて
 リマインダーを出す。実施されたインフォーマルセミナーの
 情報(タイトルと概要を含む)を(記録として)内部ページに上げる。
 ※セミナーがなくても、その旨通知する。また、グループ
   ミーティングの予定についても併せて連絡する。
 ※グループミーティングのみ行われる場合も、部屋の予約を
   行う。
 ※将来的には、カレンダーによる周知を徹底させたい。

核構造反応セミナー係 [堀井 (→ 核構造反応組の学生)]

 核構造反応セミナーを担当。講師の選定・日程調整は原則として
 緒方が行う。講師からタイトル・概要を取得する。また、旅費の
 支給が必要であれば旅行届けを記入し、旅費の手続きを行う(可能か??)。
 部屋を予約し、理論部のカレンダーに記入(日時・場所・講師)。
 1週間前を目安に案内のメールを流す(ml-nsr + ml-kakuri1)。
 核構造反応セミナーのページに情報を記載する。
 ※食事会がある場合は、当日の店の予約も行う。
 ※講師を迎えに行く必要があるときは、適当にアサインする。

図書 [柴田 (→ 修士の学生)]

 理論部の図書リストを管理し、貸し出し体制(ノートの設置)を作る。
 定期的に本棚の様子を見て、整理の必要があれば行う(メンバーに
 協力を依頼)。また、図書の購入希望の窓口となる。グループ
 ミーティングで購入の可否を議論し、承認されたら購入手続きを
 行う。
【重要】RCNP の予算による図書の購入を希望する場合も、図書係
        が窓口となる。グループミーティングで議論した上で、
        大塚さんに購入を依頼する。

庶務 [大古田 (→ 修士の学生)]

 少額物品(会計に置いていない文房具など)の購入手続きと搬入、
 および消耗品(コーヒー・砂糖・台所洗剤・雑巾・プリンタの紙
 とトナー)の補充(購入や交換)を行う(トナーを補充した場合は
 必ず consult に連絡する)。故障品についての consult への
 連絡も担当する。
 研究室の予算を使用する物品購入については、必ずスタッフの
 了解を得ること(1万円を越える場合はグループミーティングで
 議論する)。
 ※コーヒー係を格上げしたものと捉える。…が、コーヒー係として
   の仕事が必要ないと判断されれば、理論部は撤退する(下の階の
   人達に対する連絡は保坂さんが担当)。
 ※滞在確率が高くないとメンバーが困るので、平日は基本的に
   大学に出てくるように特に要請する。

書記 [鎌野]

 毎回研究室会議の議事録を作成し、内部ページにアップロードする。
 英語で作成する。
 ※微妙な案件は、日本語で併記してもらうとありがたい。

渉外 [菊地 (→ ポスドクまたは博士の学生)]

 研究会情報(期日・場所・登録締め切りなど)や公募情報を収集し、
 カレンダーに記載する。センターの行事(停電なども含む)や各種
 申請の締め切り等についても担当する。グループミーティングで
 メンバーに周知を図る。旅行係と兼任。

旅行係 [菊地 (→ ポスドクまたは博士の学生)]

 学会等の旅程(交通手段・宿泊情報・パック情報)について調査し、
 案を提示する(グループミーティングで議論)。渉外と兼任。

パーティ係 [山口(責任者)+東+Khemchandani

           (→ 博士の学生+修士の学生+外国人)]
 パーティの日程調整、立案、集金、食糧の手配や準備など。当日
 の準備はメンバーで手伝う。

美化係 [Zhu (→ 修士の学生, 外国人)]

 共用部屋の掃除担当をアサインし、掃除を率先する。
 ※短期ポスドクの Hu さんに補助してもらう(Zhu さんの教育係?)。

係の人選について  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ・やむを得ない場合を除き、D3 の学生には係を割り当てない。

 (今回は特殊事情もあるので、金子・今井も外す)

・M2 の学生には、(可能であれば)負担の少ない係を割り当てる。 ・外国人は、ある程度仕事が独立しているパーティ係(補佐)と

 美化係にアサインするのが良い。

・上記の方針の下、学生は原則として前期に担当していた係に

 割り当てている。もし係の変更を希望する場合は、グループ
 ミーティングで議論する。