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Groupmeeting のバックアップソース(No.1)

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*基本方針 [#qc74e467]

+毎週金曜日の12:00 から行い、原則全員参加とする(場所は基本的に4階の講義室)。
+終了後、昼食を摂り、14:00 からインフォーマルセミナーを行う。昼食の内容は12:00に集まったメンバーの様子を見て判断する(食べに行くorデリバリー)。スタッフは原則として参加必須。
+インフォーマルセミナーの後、美化係の指示に従い、掃除を行う。
+議長は、まずは緒方が担当する(将来的には議長職は学生に任せたい)。
+ミーティングは日本語で行う。ただし議事録は英語で作成する(書記)。
+外国人は、報告する議題や議論したいこと(予算使用の希望や成果報告)があれば参加してもらう。そうでなければ、参加は義務づけないが、必ず議事録で内容を確認してもらうように依頼する。
+それぞれの報告・議題については、各担当者が発言する。
+必要に応じて、事前に議題を通達し、内容についての検討をお願いしておく。
+場合によっては、開始時刻を後ろにずらす。


*具体的な議事案 [#q402d5c2]

+セミナー情報 [担当: 理論部セミナー係+核構造反応セミナー係]~
+カレンダーを利用する。
+研究会情報・公募情報・情報周知(各種締め切りの確認など) [担当: 渉外]~
状況に応じて、カレンダーを利用する。
+予算関係 [担当: 会計]~
   個人研究費・科研費以外の研究室の予算を議論。メンバーは予算の
   使用希望を出し、議論の上、可否を判断(場合によってはスタッフ
   が持ち帰る)。スタッフ・ポスドクが判断した理論セミナーの講師
   への支出は議論しない。それ以外の1万円(目安)を越える案件は
   原則として全てここで議論する。講師を呼びたいという希望も
   受け付ける。
   ※学生だけでなく、予算を持たない共同研究員のことも意識しておく。
4. 論文掲載情報・研究会参加報告 [担当: 各人]
   掲載決定された論文については、web 上で新着情報として公開。
   その記録は残しておくと良い。
   ※論文や研究会について、中身を詳しく報告する必要はない。
5. インフォーマルセミナーとグループミーティングの今後の予定
   [担当: インフォーマルセミナー係]
6. その他
7. (インフォーマルセミナー終了後) 掃除当番の確認 [担当: 美化係]


初回の通達事項
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1. グループの一員としての責任を果たして欲しいということ。自由は
   責任に裏打ちされていること。
   ※自由に議論・研究ができる雰囲気は、今まで通り大切にしたい。
2. 研究室の運営は、メンバー全員の意思をできるだけ反映して行い
   たいので、会議には必ず参加し、積極的に発言して欲しいということ。
3. 平日は基本的に半日程度スタッフとオーバーラップがあるように
   して欲しいこと。不在の場合は、それを周知すること(例えば
   カレンダーを利用)。

※その後、係の説明をし、写真の撮影(翌週でも可)を提案する。
  また、共用 PC の管理体制について説明する(問題の報告と今後の方針)。


係の仕事と大まかな人選
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議長 [緒方 (→ 博士の学生)]
  議事進行、議題の事前の整理など。研究室の活動全体に目を配り、
  研究室の円滑な運営を、スタッフと共に主体的に考える。

会計 [保坂]
  理論研究費の運用。

コンピュータ係 [鎌野]
  ローカル PC の管理。PC 購入と(最低限必要な)設定のルールを
  定め、学生や新人の計算機環境を整えるサポートを行う。共有
  PC についても担当(現在、1台紛失中)。
  ※基本的に、学生は在学中(2年または5年)に1台のPCを購入可能。
    価格の目安は10万円。

ソフトウェア係 [緒方]
  理論部で購入したものや RCNP で購入し理論部に割り当てられて
  いるソフトウェアの管理を行う。また、キャンパスライセンスの
  利用申請を行う。

Web 係 [緒方(責任者)・保坂・山上・洞口]
  外部向けページと内部ページ(いずれも PukiWiki ベース)の編集・
  運用(主としてメンバー情報の更新)を行う。研究内容等、コンテンツ
  自体を用意するのは基本的に理論部のメンバー各人。
  論文の新着情報をトップに記載する。新着情報のログは記録として
  残しておく。
  ※洞口さんは web 関連の相談要員で、カレンダーについても対応。

Activity List 係 [山上, Khemchandani (→ ???)]
  外部向けページの業績リストを定期的にアップデートする。
  ※3ヶ月に1回程度リマインドする。論文掲載や研究会への参加は
    グループミーティングで報告され、議事録に残っているので、
    何が報告されていないかを調べることも可能。
  ※Kanchan さんは、余力があれば協力する。

メーリングリスト管理 [緒方, 山上]
  ml-theory と ml-nsr は緒方が担当。 ml-rcnp は山上さんの担当
  (庶務への連絡)。
  sg-l 名簿更新と集金および ntj-l の準会員登録は、緒方が行う
  (送金のみ保坂さんが担当)。

理論部セミナー係 [名和 (→ ポスドク)]
  理論セミナー・コロキウム担当。講師との日程調整やタイトル・
  概要の取得。財源・旅費手続きの有無・宿泊手続きの有無の
  情報を纏めて、山上さんに連絡する。
  日程が決まったら、理論部のカレンダーに記入(日時・場所・講師)。
  Web への登録・案内・ポスター作成・部屋の予約・旅費手続き(必要
  な場合)は山上さんが担当。
  ※「こういった分野で誰か良い人を呼んで欲しい」という要請が
    あれば、メンバーの意見を聞きながら、講師の選定も行う。
  ※講師を迎えに行く必要があるときは、適当にアサインする。

インフォーマルセミナー係 [菊地 (→ 議長が兼任)]
  予定を計画し、日時と講師が決まり次第、部屋を予約(グループ
  ミーティングの分も)し、カレンダーに記入する。タイトルと
  概要を要請・取得し、メールで案内。前日の昼にあらためて
  リマインダーを出す。実施されたインフォーマルセミナーの
  情報(タイトルと概要を含む)を(記録として)内部ページに上げる。
  ※セミナーがなくても、その旨通知する。また、グループ
    ミーティングの予定についても併せて連絡する。
  ※グループミーティングのみ行われる場合も、部屋の予約を
    行う。
  ※将来的には、カレンダーによる周知を徹底させたい。

核構造反応セミナー係 [堀井 (→ 核構造反応組の学生)]
  核構造反応セミナーを担当。講師の選定・日程調整は原則として
  緒方が行う。講師からタイトル・概要を取得する。また、旅費の
  支給が必要であれば旅行届けを記入し、旅費の手続きを行う(可能か??)。
  部屋を予約し、理論部のカレンダーに記入(日時・場所・講師)。
  1週間前を目安に案内のメールを流す(ml-nsr + ml-kakuri1)。
  核構造反応セミナーのページに情報を記載する。
  ※食事会がある場合は、当日の店の予約も行う。
  ※講師を迎えに行く必要があるときは、適当にアサインする。

図書 [柴田 (→ 修士の学生)]
  理論部の図書リストを管理し、貸し出し体制(ノートの設置)を作る。
  定期的に本棚の様子を見て、整理の必要があれば行う(メンバーに
  協力を依頼)。また、図書の購入希望の窓口となる。グループ
  ミーティングで購入の可否を議論し、承認されたら購入手続きを
  行う。
 【重要】RCNP の予算による図書の購入を希望する場合も、図書係
         が窓口となる。グループミーティングで議論した上で、
         大塚さんに購入を依頼する。

庶務 [大古田 (→ 修士の学生)]
  少額物品(会計に置いていない文房具など)の購入手続きと搬入、
  および消耗品(コーヒー・砂糖・台所洗剤・雑巾・プリンタの紙
  とトナー)の補充(購入や交換)を行う(トナーを補充した場合は
  必ず consult に連絡する)。故障品についての consult への
  連絡も担当する。
  研究室の予算を使用する物品購入については、必ずスタッフの
  了解を得ること(1万円を越える場合はグループミーティングで
  議論する)。
  ※コーヒー係を格上げしたものと捉える。…が、コーヒー係として
    の仕事が必要ないと判断されれば、理論部は撤退する(下の階の
    人達に対する連絡は保坂さんが担当)。
  ※滞在確率が高くないとメンバーが困るので、平日は基本的に
    大学に出てくるように特に要請する。

書記 [鎌野]
  毎回研究室会議の議事録を作成し、内部ページにアップロードする。
  英語で作成する。
  ※微妙な案件は、日本語で併記してもらうとありがたい。

渉外 [菊地 (→ ポスドクまたは博士の学生)]
  研究会情報(期日・場所・登録締め切りなど)や公募情報を収集し、
  カレンダーに記載する。センターの行事(停電なども含む)や各種
  申請の締め切り等についても担当する。グループミーティングで
  メンバーに周知を図る。旅行係と兼任。

旅行係 [菊地 (→ ポスドクまたは博士の学生)]
  学会等の旅程(交通手段・宿泊情報・パック情報)について調査し、
  案を提示する(グループミーティングで議論)。渉外と兼任。

パーティ係 [山口(責任者)+東+Khemchandani
            (→ 博士の学生+修士の学生+外国人)]
  パーティの日程調整、立案、集金、食糧の手配や準備など。当日
  の準備はメンバーで手伝う。

美化係 [Zhu (→ 修士の学生, 外国人)]
  共用部屋の掃除担当をアサインし、掃除を率先する。
  ※短期ポスドクの Hu さんに補助してもらう(Zhu さんの教育係?)。


係の人選について
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・やむを得ない場合を除き、D3 の学生には係を割り当てない。
  (今回は特殊事情もあるので、金子・今井も外す)
・M2 の学生には、(可能であれば)負担の少ない係を割り当てる。
・外国人は、ある程度仕事が独立しているパーティ係(補佐)と
  美化係にアサインするのが良い。
・上記の方針の下、学生は原則として前期に担当していた係に
  割り当てている。もし係の変更を希望する場合は、グループ
  ミーティングで議論する。