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Groupmeeting のバックアップの現在との差分(No.3)


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*はじめに(メンバーの心得) [#l9e953b6]

+''皆さんは理論部という集団の一員です。その自覚を持ち、構成員としての責任を果たしてください。''~
自由に議論や研究ができる雰囲気は大変貴いものです。しかし自由は、常に責任に裏打ちされています。
+''グループミーティングには必ず参加してください。''~
研究室の運営は、メンバー全員の意思をできるだけ反映して行いたいので、会議には必ず参加し、積極的に発言してください。理にかなった意見であれば、当然、メンバーはそれを尊重するでしょう。
+''日常の過ごし方について考えてみてください。''~
平日は基本的に研究室に滞在し、できれば半日程度はスタッフとオーバーラップがあるようにしてください。不在の場合は、その旨スタッフの誰かに伝えるか、カレンダーに記載してください(日本語で可)。


*基本方針 [#qc74e467]

+毎週金曜日の12:00 から行い、原則全員参加とする(場所は基本的に4階の講義室)。
+終了後、昼食を摂り、14:00からインフォーマルセミナーを行う。昼食の内容は12:00に集まったメンバーの様子を見て判断する(食べに行くorデリバリー)。スタッフは原則として参加。
+インフォーマルセミナーの後、美化係の指示に従い、掃除を行う。
+議長は、まずは緒方が担当する(将来的には議長職は学生に任せたい)。
+ミーティングは日本語で行う。ただし議事録は英語で作成する(書記)。
+外国人は、報告する議題や議論したいこと(予算使用の希望や成果報告)があれば参加してもらう。そうでなければ、参加は義務付けないが、必ず議事録で内容を確認してもらう。
+それぞれの報告・議題については、各担当者が発言する。
+必要に応じて、事前に議題を通達し、内容についての検討をお願いしておく。
+場合によっては、開始時刻を後ろにずらす。


*具体的な議事案 [#q402d5c2]

+セミナー情報 [担当: [[理論部セミナー係>#z830ed03]]+[[核構造反応セミナー係>#pfe3a146]]]~
カレンダーを利用する。
+研究会情報・公募情報・情報周知(各種締め切りの確認など) [担当: [[渉外>#n9c454be]]]~
状況に応じて、カレンダーを利用する。
+予算関係 [担当: [[会計>#ebb33401]]]~
個人研究費・科研費以外の研究室の予算を議論。メンバーは予算の使用希望を出し、議論の上、可否を判断(場合によってはスタッフが持ち帰る)。スタッフ・ポスドクが判断した理論セミナーの講師への支出は議論しない。それ以外の1万円(目安)を越える案件は原則として全てここで議論する。講師を呼びたいという希望も受け付ける。
+論文掲載情報・研究会参加報告 [担当: 各人]~
掲載決定された論文については、web 上で新着情報として公開する。~
※論文や研究会について、中身を詳しく報告する必要はない。
+インフォーマルセミナーとグループミーティングの今後の予定 [担当: [[インフォーマルセミナー係>#td9a1ea8]]]
+その他
+(インフォーマルセミナー終了後) 掃除当番の確認 [担当: [[美化係>#q6f659b7]]]

*係の仕事と人選 [#w656d353]

**議長 [緒方] [#j7ab8ca1]
議事進行、議題の事前の整理など。研究室の活動全体に目を配り、研究室の円滑な運営を、スタッフと共に主体的に考える。

**会計 [保坂] [#ebb33401]
予算の運用・執行。

**コンピュータ係 [鎌野] [#bfb7e3e8]
ローカル PC の管理。
-PC 購入と(最低限必要な)設定のルールを定め、学生や新人の計算機環境を整えるサポートを行う。
-内部ページに情報を記載する。
-共有PCについても管理を担当する。

**ソフトウェア係 [緒方] [#x32a73e9]
ソフトウェアの管理や申請。
-理論部で購入したものやRCNPで購入し理論部に割り当てられているソフトウェアの管理を行う。
-キャンパスライセンスの利用申請を行う。
-知的財産法の遵守を徹底させる。

**Web 係 [緒方(責任者)・保坂・山上・洞口] [#tea9713f]
外部向けページと内部ページ(いずれも PukiWiki ベース)の編集・運用
-日常業務は、メンバー情報と論文新着情報の更新。
-論文新着情報はトップページに記載する。
-研究内容等、コンテンツ自体を用意するのは基本的に理論部のメンバー各人。

**Activity List 係 [山上, Khemchandani] [#g0e5ed42]
外部向けページの業績リストを定期的にアップデートする。
-3ヶ月に1回程度リマインドする。メンバーは必ず業績を報告すること。
-論文掲載や研究会への参加はグループミーティングで報告され、議事録に残っているので、何が報告されていないかの調査は可能。

**メーリングリスト管理 [緒方, 山上] [#w3be2ff8]
メーリングリストの整理・更新。
-ml-theory と ml-nsr は緒方が担当。 
-ml-rcnp は山上さんの担当(庶務への連絡を行う)。
-sg-l 名簿更新と集金および ntj-l の準会員登録は、緒方が行う。

**理論部セミナー係 [名和] [#z830ed03]
理論セミナー・コロキウムを担当する。
-講師との日程調整やタイトル・概要を取得する。
-財源・旅費手続きの有無・宿泊手続きの有無の情報を纏めて、山上さんに連絡する。
-日程が決まったら、理論部のカレンダーに記入する(日時・場所・講師)。
-Web への登録・案内・ポスター作成・部屋の予約・旅費手続き(必要な場合)は山上さんが担当。
-「こういった分野で誰か良い人を呼んで欲しい」という要請があれば、メンバーの意見を聞きながら、講師の選定を行う。
-講師を迎えに行く必要があるときは、適当にアサインする。

**インフォーマルセミナー係 [菊地] [#td9a1ea8]
インフォーマルセミナーの担当(予定の管理)。
-日時と講師が決まり次第、部屋を予約(グループミーティングの分も)し、カレンダーに記入する。
-タイトルと概要を要請・取得し、メールで案内する。
-前日の昼にあらためてリマインダーを出す。
-実施されたインフォーマルセミナーの情報(タイトルと概要を含む)を(記録として)内部ページに上げる。
-セミナーがなくても、その旨メールで通知する。また、グループミーティングの予定についても併せて連絡する。
-グループミーティングのみ行われる場合も、部屋の予約を行う。
-将来的には、カレンダーによる周知を徹底させたい。
-来年度以降は、[[議長>#j7ab8ca1]](学生)が兼任する。

**核構造反応セミナー係 [堀井] [#pfe3a146]
核構造反応セミナーを担当。
-講師の選定・日程調整は原則として緒方が行う。
-講師からタイトル・概要を取得する。
-旅費の支給が必要であれば、財源・旅程・宿泊手続きの有無の情報を纏めて、山上さんに連絡する。
-部屋を予約し、理論部のカレンダーに記入する(日時・場所・講師)。
-1週間前を目安に案内のメールを流す(ml-nsr + ml-kakuri1)。
-核構造反応セミナーのページに情報を記載する。
-食事会がある場合は、当日の店の予約も行う。

**図書 [柴田] [#xce08e74]
図書全般の管理
-理論部の図書リストを管理し、貸し出し体制(ノートの設置)を作る。
-定期的に本棚の様子を見て、整理の必要があれば行う(メンバーに協力を依頼)。
-図書の購入希望の窓口となる。グループミーティングで購入の可否を議論し、承認されたら購入手続きを
行う。
-【''重要''】RCNP の予算による図書の購入を希望する場合も、図書係が窓口となる。グループミーティングで議論した上で、大塚さんに購入を依頼する。

**庶務 [大古田] [#xd1fc7d6]
物品の購入に係る業務全般
-物品(会計に置いていない文房具など)の購入手続きと搬入を行う。
-消耗品(コーヒー・砂糖・台所洗剤・雑巾・プリンタの紙やトナー)の補充(購入や交換)を行う~
※トナーを補充した場合は必ずconsultに連絡すること。
-故障品についてのconsultへの連絡も担当する。
-研究室の予算を使用する物品購入については、必ずスタッフの了解を得ること。1万円を越える場合はグループミーティングで議論する。
-コーヒー係を格上げしたものと捉える。
-滞在確率が高くないとメンバーが困るので、平日の昼間に大学にいることが基本。

**書記 [鎌野] [#n063e44a]
毎回研究室会議の議事録作成。
-日本語と英語で作成する。
-議事録は内部ページに上げておく。

**渉外 [菊地] [#n9c454be]
メンバーにとって有用な情報の整理と提供。
-研究会情報(期日・場所・登録締め切りなど)や公募情報を収集し、カレンダーに記載する。
-センターの行事(停電なども含む)や各種申請の締め切り等についても担当する。
-グループミーティングでメンバーに周知を図る。
-[[旅行係>#v27c6d1f]]と兼任。

**旅行係 [菊地] [#v27c6d1f]
学会等の旅程(交通手段・宿泊情報・パック情報)について調査。
-案を作成し、グループミーティングに諮る。
-[[渉外>#n9c454be]]と兼任。

**パーティ係 [山口(責任者)+東+Khemchandani] [#f55e17f6]
パーティ全般。
-日程調整、立案、集金、食糧の手配や準備など。
-当日の準備はメンバーで手伝う。
-外国人をアサインする。

**美化係 [Zhu] [#q6f659b7]
共用部屋の掃除担当をアサインし、掃除を率先する。
-インフォーマルセミナー終了時に指示を出す。
-外国人をアサインする。
-短期ポスドクの Hu さんに補助してもらう。